Was ist Maverick Buying?

 Im Einkauf ist Ordnung das halbe Leben. Doch oft weichen Mitarbeiter von den offiziellen Wegen ab. Dieses Phänomen nennen wir Maverick Buying. Für simple system ist die Beseitigung dieses Problems einer der wichtigsten Hebel, um für unsere Kunden echten Mehrwert zu schaffen. 

1. Was ist Maverick Buying?

Der Begriff stammt vom texanischen Viehzüchter Samuel A. Maverick, der seine Rinder nicht markierte. Heute beschreibt er im Einkauf ein eigenmächtiges und unkoordiniertes Handeln.

• Definition: Mitarbeiter oder Fachabteilungen beschaffen Waren oder Dienstleistungen eigenständig, ohne den zentralen Einkauf einzubeziehen oder etablierte Beschaffungsprozesse zu nutzen.
• Der Maverick: eine Person, die unabhängig und oft entgegen den Erwartungen handelt. Im Beschaffungskontext bedeutet das, unkontrolliert einzukaufen.

2. Warum entsteht "wilder" Einkauf?

Maverick Buying ist selten böswillig. Oft sind es praktische Gründe, die Mitarbeiter dazu bewegen, den offiziellen Weg zu verlassen:

• Zeitdruck: Es muss schnell gehen, zum Beispiel bei zeitlich begrenzten Sonderangeboten.
• Unzufriedenheit: Bestehende Prozesse werden als zu kompliziert oder bürokratisch empfunden.
• C-Teile-Chaos: Kleinkram wie Bürobedarf hat oft keine feste Verwaltung und wird auf eigene Faust bestellt.

3. Die Risiken: Warum es dem Unternehmen schadet

Auf den ersten Blick wirkt ein schneller Kauf im Internet harmlos. In der Summe entstehen jedoch erhebliche Probleme:

• Höhere Kosten: Ohne Preisvergleiche und Verhandlungen entstehen laut simple system Erfahrungswerten 10 bis 20 Prozent Mehrkosten durch unkontrollierten Einkauf. Außerdem müssen neue Händler erst im ERP-System angelegt werden (Kreditorenanlage), was gerade bei einmaligen Einkäufen zu Prozesskosten führt, die den eigentlichen Produktwert von Kleinteilen weit übersteigen.
• Ungenutzte Rabatte: Rahmenverträge mit Vorzugskonditionen werden ignoriert, wodurch Verhandlungsvorteile verloren gehen.
• Fehlende Transparenz: Niemand weiß genau, was zu welchem Preis woher bezogen wurde. Das führt zu Planungsunsicherheit.
• Folgeaufwand: Die Buchhaltung und der Wareneingang stehen vor einem Rätsel, wenn Rechnungen und Lieferungen eintreffen, zu denen kein offizieller Bestellbeleg im System existiert.
• Mangelnde Standardisierung: Es werden unzählige verschiedene Produkttypen angeschafft, zum Beispiel unterschiedliche Druckermodelle, was Wartung und Ersatzteilhaltung deutlich verteuert.

4. Die Lösung: Wege aus dem Maverick-Dilemma

Um unkontrollierten Einkauf zu verhindern, müssen Unternehmen Brücken bauen, statt nur Verbote auszusprechen.

Digitale Beschaffungsprozesse (E-Procurement). Der effektivste Weg ist die Einführung einer Softwarelösung wie simple system. Wenn der offizielle Weg so einfach und intuitiv wie ein privater Online-Kauf ist, sinkt der Anreiz für Maverick Buying automatisch.

Klare Regeln und Genehmigungsprozesse.

• Richtlinien: eindeutige Vorgaben, wer was wo bestellen darf.
• Genehmigungsprozesse: digitale Genehmigungsschritte stellen sicher, dass Budgets eingehalten werden.
• Zentralisierung: bestimmte Warengruppen, zum Beispiel IT-Hardware, sollten grundsätzlich nur über zentrale Stellen bezogen werden.

Rahmenverträge und Standards. Durch die Bündelung von Bedarfen in Rahmenverträgen werden Skaleneffekte erzielt. Klare Produktstandards, etwa ein fester Standard für Drucker, reduzieren die Vielfalt und die damit verbundenen Kosten.

 5. Wie simple system das konkret umsetzt

• Marktplatz-Modul: Sortimentsbeschränkungen, Stückpreis- und Bestellwertgrenzen sowie mehrstufige, individuell konfigurierbare Genehmigungsprozesse setzen die oben genannten Richtlinien technisch durch, statt sie nur auf Papier zu fordern.
• Long-tail Solutions: Inhouse-Kataloge und die Amazon-Business-Integration holen genau die Gelegenheits- und Kleinstbedarfe, die sonst am System vorbeilaufen, in den kontrollierten Prozess zurück. Bei Kunden erfasst dieses Modul 20 bis 40 Prozent des zuvor unkontrollierten Spends.
• Lieferantenanfrage-Workflow: Fehlt ein Lieferant im System, kann er direkt aus simple system heraus zur Anbindung vorgeschlagen werden, statt dass der Bedarfsträger eigenständig extern bestellt.
• Lieferantenkonsolidierung als Service: simple system unterstützt Kunden zusätzlich dabei, ihr Lieferantenportfolio zu analysieren und zu bündeln, die Grundlage für bessere Rahmenverträge.

Begriffe kurz erklärt

• Maverick Buying: Einkauf am zentralen Einkauf und an den etablierten Beschaffungsprozessen vorbei.
• Rahmenvertrag: vorab verhandelter Vertrag mit einem Lieferanten, der für wiederkehrende Bestellungen feste Konditionen sichert.
• Kreditorenanlage: das Anlegen eines neuen Lieferanten als Zahlungsempfänger im ERP-System.
• C-Teile: geringwertige, aber häufig benötigte Artikel wie Bürobedarf oder Kleinteile, typischerweise mit hohem Prozesskosten- im Verhältnis zum Warenwert.