Zweck von Kostenstellen
- Kostenstellen sind eine Funktion in simple system, mit der Bestellungen bestimmten Kostenstellen, Projekten oder Abteilungen zugeordnet werden können. Sie dienen der Kontierung von Bestellungen und ermöglichen eine transparente Kostenzuordnung im Einkauf.
- Sie helfen, Einkaufskosten bestimmten Bereichen, Projekten oder Abteilungen zuzuweisen.
- Nutzer können im Warenkorb Artikel direkt einem Kontierungstyp und -wert zuordnen.
Einrichtung von Kostenstellen
Die Einrichtung von Kostenstellen erfolgt im Admin-Bereich unter Einstellungen > Kostenstellen. Folgen Sie den nachstehenden Schritten:
1. Kontierungstyp hinzufügen- Erstellen Sie zunächst einen Kontierungstyp (z.B. "Kostenstellen" oder "Projekt").
- Innerhalb des Kontierungstyps legen Sie die konkreten Werte fest (z.B. "Marketing", "IT", "Projekt A").
- Sie können beliebig viele Typen und Werte hinzufügen.
3. Automatischer Upload
- Auf Wunsch kann ein automatischer Upload der Kontierungen freigeschaltet werden.
- Der automatische Upload überschreibt alle vorhandenen Kontierungstypen, -werte und Zuweisungen. Solange er aktiv ist, ist die manuelle Bearbeitung deaktiviert.
- Kontaktieren Sie dazu den Support unter support@simplesystem.com. Bitte prüfen Sie die aktuelle Support-Kontaktadresse in Ihrem Kundenportal, falls sich die Kontaktdaten geändert haben.
Nutzerzuweisung
- Sie können Kostenstellen Nutzern zuweisen.
- Dabei stehen drei Optionen zur Verfügung:
- Alle Nutzer
- Gruppen
- Einzelne Nutzer - Wichtig: Eine Mischung dieser Zuweisungsarten ist nicht möglich. Jeder Kostenstelle kann nur eine Zuweisungsart zugeordnet werden.
- Solange Sie keine Nutzer zuweisen, steht ein neuer Kontierungstyp oder Kontierungswert allen Nutzern zur Verfügung. Kontierungstyp und Kontierungswert weisen Sie jeweils getrennt über Zugewiesene Nutzer verwalten zu.
Pflichtfeld-Option
- Sie können die Auswahl einer Kostenstelle als Pflichtfeld definieren.
- Dadurch ist eine Bestellung nur möglich, wenn der Besteller eine Kostenstelle auswählt.
- Sie aktivieren die Option über Pflichtfelder definieren. Die Einstellung gilt immer für alle Nutzer des Unternehmens. Stellen Sie vorher sicher, dass jedem bestellenden Nutzer mindestens ein Kontierungswert zur Verfügung steht.
Bearbeitung& Verwaltung
- Um einen Kontierungstyp oder -wert zu bearbeiten, Nutzer zu verwalten oder einen Eintrag zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Wert.
Zusammenfassung
- Kostenstellen ermöglichen die Kontierung von Bestellungen.
- Einrichtung erfolgt über Kontierungstypen und Kontierungswerte.
- Zuweisung ist möglich für alle Nutzer, Gruppen oder einzelne Nutzer (kein Mischform).
- Auswahl kann als Pflichtfeld definiert werden.
- Verwaltung erfolgt über das Drei-Punkte-Menü.
Anleitung für Administratoren