Meine Firma: Ansprechpartner

Inhaltsverzeichnis

• Überblick über den Bereich Ansprechpartner
• Ansprechpartner für verschiedene Unternehmensbereiche
• System-E-Mail-Adressen und Daten
•  S2-Kreditorennummer für E-Rechnungen 
• Hinweise zur E-Mail-Zustellung
• FAQ
• Video-Anleitung

Überblick über den Bereich Ansprechpartner

Im Bereich „Ansprechpartner“ können Sie verschiedene Kontaktpersonen Ihres Unternehmens definieren.

Diese Ansprechpartner werden für unterschiedliche Themenbereiche genutzt und ermöglichen eine klare Zuordnung von Anfragen.

Typische Ansprechpartner können sein:

• Hauptansprechpartner
• Buchhaltung
• Kundensupport
• Vertriebskontakt
• Datenschutz
• Technische Integration

Jeder Ansprechpartner kann mit folgenden Informationen hinterlegt werden:

• Name oder Bezeichnung der Kontaktperson
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer

Diese Angaben helfen dabei, Anfragen schneller an die richtige Stelle innerhalb Ihres Unternehmens weiterzuleiten.

Ansprechpartner für verschiedene Unternehmensbereiche

Für unterschiedliche Themenbereiche können spezifische Ansprechpartner hinterlegt werden.

Hauptansprechpartner

Der Hauptansprechpartner ist der zentrale Kontakt für allgemeine Fragen rund um Ihr Unternehmen und die Zusammenarbeit über die Plattform. Falls kein Kundensupport-bzw. Vertriebs-Ansprechpartner gepflegt ist, wird dieser auch den anfragenden bzw. bereits verbundenen Kunden im Lieferantenprofil angezeigt.

Buchhaltung

Der Ansprechpartner im Bereich Buchhaltung wird insbesondere für Themen wie:

• Rechnungen
• Zahlungsfragen
• Mahnungen

verwendet.

Kundensupport

Der Ansprechpartner für Kundensupport dient als Kontakt für Kundenanfragen zu Produkten, Bestellungen oder allgemeinen Anliegen und wird dem Kunden in Ihrem Lieferantenprofil angezeigt. Zudem wird dieser Kontakt angezeigt, wenn Kunden einen Artikel aus Ihrem Katalog in der Detailansicht aufrufen. Falls kein Kundensupport hinterlegt ist, wird dort der Hauptansprechpartner angezeigt.

Vertriebskontakt

Der Ansprechpartner im Bereich Vertriebskontakt ist relevant für die Klärung von Kundenangelegenheiten zu Themen wie Anbindung, Preise und Sortimente. Dieser wird Ihren Kunden in Ihrem Lieferantenprofil angezeigt.

Datenschutz

Der Ansprechpartner im Bereich Datenschutz wird für datenschutzrelevante Themen und Anfragen genutzt.

Technische Integration

Der Ansprechpartner für technische Integration ist relevant für technische Themen, beispielsweise:

• Schnittstellen
• Systemintegration
• technische Rückfragen

Jeder Ansprechpartner kann jederzeit bearbeitet oder entfernt werden.

 System-E-Mail-Adressen und Daten 

Im Abschnitt „System E-Mail Adressen“ können Sie festlegen, an welche E-Mail-Adressen bestimmte Systeminformationen gesendet werden sollen.

Typische System-E-Mails sind:

 E-Mail für Rechnungen 

An diese Adresse werden Rechnungen von simple system gesendet.

E-Mail für Kundenanfragen

Neue Kundenanfragen über die Plattform werden an diese E-Mail-Adresse gesendet.

 E-Mail für Upload-Benachrichtigungen 

Hier erhalten Sie Meldungen zur Verarbeitung Ihrer FTP-Dateiimporte. 

Haben Sie bei einer dieser Adressen nichts hinterlegt, verwendet simple system die E-Mail-Adresse Ihres Hauptansprechpartners. 

 S2-Kreditorennummer für E-Rechnungen 

Unter „System-E-Mail-Adressen und Daten" können Sie eine Kreditorennummer für simple system hinterlegen. Sie wird auf allen elektronischen Rechnungen aufgeführt, die Sie von simple system erhalten.

So gehen Sie vor:

• Klicken Sie bei „S2-Kreditorennummer für E-Rechnungen" auf „Nummer hinzufügen".
• Tragen Sie Ihre Nummer ein (zum Beispiel: xyz1234) und speichern Sie.
• Mit „Bearbeiten" ändern Sie die Nummer später, mit dem Löschen-Symbol entfernen Sie sie wieder.

Die Angabe ist freiwillig. Das Feld ist beim Speichern aber ein Pflichtfeld, Sie können es also nicht leer speichern. Zum Entfernen nutzen Sie bitte die Löschen-Funktion.

Hinweise zur E-Mail-Zustellung

Damit Sie wichtige Plattforminformationen zuverlässig erhalten, empfehlen wir folgende Einstellungen:

• fügen Sie die Domain simplesystem.com zur Liste vertrauenswürdiger Absender hinzu
• markieren Sie noreply@simplesystem.com als sicheren Absender

Zusätzlich kann es sinnvoll sein, die folgenden IP-Adressen der Mailserver von simple system vom Spamfilter auszunehmen:

• 3.68.161.150
• 3.69.123.149
• 18.198.77.236

So stellen Sie sicher, dass wichtige Systembenachrichtigungen nicht im Spamfilter landen.

FAQ

Warum sollte ich mehrere Ansprechpartner hinterlegen?
Dadurch können Anfragen automatisch an die richtige Abteilung weitergeleitet werden.

Kann ich Ansprechpartner jederzeit ändern?
Ja. Ansprechpartner können jederzeit bearbeitet oder entfernt werden.

Wofür werden die System-E-Mail-Adressen verwendet?
Diese Adressen erhalten automatisierte Benachrichtigungen, beispielsweise zu Rechnungen, Kundenanfragen oder FTP-Uploads.

Kann ich unterschiedliche E-Mail-Adressen für verschiedene Zwecke verwenden?
Ja. Jede Systemfunktion kann eine eigene E-Mail-Adresse erhalten.

Video-Anleitung

Brauchen Sie Hilfe?

Sie haben Fragen zur Verwaltung Ihrer Ansprechpartner oder System-E-Mail-Adressen? Unser technischer Support hilft Ihnen gerne weiter.

E-Mail: support@simplesystem.com
Telefon: +49 (0) 89 / 998 2987 00

Telefonische Servicezeiten
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