Datenbereitstellung via FTP-Server

Inhaltsverzeichnis

• Überblick über den FTP-Upload
• Unterstützte Datentypen
• Einrichtung und Zugangsdaten
• Funktionsweise des Uploads
• Update-Logik je Datentyp
• Wichtige Regeln zur Dateibenennung
• Verarbeitung und Status
• Typische Fehlerquellen
• FAQ

Überblick über den FTP-Upload

Der FTP-Upload ist die empfohlene Methode für Lieferanten, die ihre Daten regelmäßig aktualisieren möchten.

Vorteile:

• automatisierte Datenübertragung
• keine manuelle Pflege notwendig
• schnelle Aktualisierung großer Datenmengen
• stabile Integration in bestehende Systeme

Der Upload erfolgt durch Übertragung Ihrer Dateien auf einen von simple system bereitgestellten FTP-Server.

Unterstützte Datentypen

Folgende Daten können über den FTP-Server bereitgestellt werden:

• Kataloge (BMEcat XML oder ZIP)
• Preislisten (CSV oder ZIP)
• Artikelnummernlisten (CSV oder ZIP)
• Verfügbarkeit & Lieferzeiten (CSV oder ZIP)

Jeder Datentyp wird in einem eigenen Bereich der Plattform verarbeitet.

Einrichtung und Zugangsdaten

Ihre individuellen FTP-Zugangsdaten finden Sie im jeweiligen Bereich der Plattform, z. B.:

• Kataloge → Automatischer Upload
• Preislisten → Automatischer Upload
• Artiklenummernlisten → Automatischer Upload
• Verfügbarkeit & Lieferzeiten → Automatischer Upload

Typische Zugangsdaten umfassen:

• Serveradresse
• Port (in der Regel 22 für SFTP)
• Benutzername
• Passwort
• Zielverzeichnis

Diese Daten müssen in Ihrem System hinterlegt werden, um eine automatische Übertragung zu ermöglichen.

Funktionsweise des Uploads

Der Ablauf eines FTP-Uploads ist wie folgt:

• Ihre Datei wird auf den FTP-Server übertragen
• der Upload wird automatisch erkannt
• die Datei wird in eine Warteschlange eingereiht
• die Verarbeitung erfolgt systemseitig
• nach erfolgreicher Verarbeitung werden die Daten aktiviert

Den Status können Sie jederzeit im jeweiligen Bereich der Plattform einsehen.

Update-Logik je Datentyp

Kataloge

• ein Upload ersetzt immer den gesamten bestehenden Katalog
• Updates sind nur vollständig möglich (keine Einzelartikel-Updates)
• bei abweichendem Dateinamen entsteht ein neuer Katalog

Preislisten

• ein Upload ersetzt die bestehende Preisliste vollständig
• Teilupdates einzelner Artikel sind nicht möglich
• bei abweichendem Dateinamen wird eine neue Preisliste erzeugt

Artikelnummernlisten

• ein Upload ersetzt die gesamte Liste
• nur vollständige Updates möglich
• bestehende Kundenzuweisungen bleiben erhalten

Verfügbarkeit & Lieferzeiten

• es kann nur eine einzige Liste gepflegt werden
• ein Upload überschreibt die bestehende Liste vollständig
• die Werte gelten für alle Kunden und Kataloge

Wichtige Regeln zur Dateibenennung

Die Dateibenennung ist entscheidend für die korrekte Verarbeitung von Updates.

Grundregeln:

• beim Update muss der Dateiname exakt identisch sein
• Groß- und Kleinschreibung muss übereinstimmen
• bei abweichendem Namen wird kein Update durchgeführt

ZIP-Dateien

• maximal eine Datei pro ZIP
• keine Ordnerstrukturen enthalten
• der Name der ZIP-Datei ist entscheidend (nicht der Inhalt)

Verarbeitung und Status

Nach dem Upload:

• wird die Datei in eine Warteschlange gestellt
• die Verarbeitung erfolgt automatisch
• nach erfolgreicher Verarbeitung werden die Daten aktiv

Wichtig:

• Daten sind erst aktiv, wenn sie Kunden zugewiesen sind (z. B. Kataloge, Preislisten)
• der Status kann im Portal eingesehen werden
• Fehlerberichte stehen nach der Verarbeitung zur Verfügung

Typische Fehlerquellen

• falscher Dateiname beim Update → neue Datei statt Update
• ZIP-Datei enthält mehrere Dateien → Verarbeitung schlägt fehl
• falsches Format (z. B. kein CSV/XML)
• fehlende Pflichtfelder in den Daten
• falsche Kodierung oder Struktur

FAQ

Welche Daten kann ich per FTP hochladen?
Kataloge, Preislisten, Artikelnummernlisten sowie Verfügbarkeiten und Lieferzeiten.

Was passiert, wenn ich den Dateinamen ändere?
Es wird kein Update durchgeführt, sondern eine neue Datei erzeugt.

Kann ich nur einzelne Artikel aktualisieren?
Nein. Es müssen immer vollständige Dateien hochgeladen werden.

Wie erkenne ich, ob mein Upload erfolgreich war?
Im Portal sehen Sie den Status sowie mögliche Fehlerberichte.

Wann werden die Daten aktiv?
Nach erfolgreicher Verarbeitung und – falls erforderlich – nach Kundenzuweisung.

Brauchen Sie Hilfe?

Sie haben Fragen zum FTP-Upload oder zur Einrichtung der Schnittstelle? Unser technischer Support hilft Ihnen gerne weiter.

E-Mail: support@simplesystem.com
Telefon: +49 (0) 89 / 998 2987 00

Telefonische Servicezeiten
Montag–Donnerstag: 08:00–16:00 Uhr
Freitag: 08:00–15:00 Uhr