Angebotsanfragen (RFQ)
Mit der Funktion Request for Quotation (RFQ) können Kunden Angebotsanfragen strukturiert und digital an ihre angebundenen Lieferanten senden. Dadurch wird der Angebotsprozess zentral über die Plattform organisiert und die Kommunikation zwischen Kunde und Lieferant vereinfacht.
Inhaltsverzeichnis
- Überblick über RFQ
- Ablauf des RFQ-Prozesses
- Empfang von RFQ-Anfragen und Bestellungen
- FAQ
- Video-Anleitung
Überblick über RFQ
Die Funktion Request for Quotation (RFQ) ermöglicht es Kunden, Angebotsanfragen zu Artikeln oder individuellen Mengen direkt über die Plattform an ihre Lieferanten zu senden.
Die Anfrage wird automatisch an eine vom Lieferanten definierte RFQ-E-Mail-Adresse gesendet.
Der gesamte Angebotsprozess kann anschließend über die Plattform verfolgt werden, während die Kommunikation weiterhin einfach per E-Mail erfolgt.
Ablauf des RFQ-Prozesses
Erstellung der Anfrage durch den Kunden
Kunden erstellen auf der Plattform eine Angebotsanfrage zu bestimmten Artikeln und Mengen.
Diese Anfrage wird automatisch an die hinterlegte RFQ-E-Mail-Adresse des Lieferanten gesendet.
Die Absenderadresse der Plattform lautet: rfq@simplesystem.com
Antwort durch den Lieferanten
Lieferanten können direkt auf die E-Mail antworten.
Ein Login auf der Plattform ist hierfür nicht erforderlich.
Die Antwort kann enthalten:
- Angebotsinformationen im E-Mail-Text
- Anhänge, beispielsweise PDFs
Der E-Mail-Text und unterstützte Inhalte werden automatisch ausgelesen und dem Kunden auf der Plattform angezeigt. Andere Dateiformate werden dem Kunden als Download bereitgestellt.
Der Kunde erhält zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung über die eingegangene Antwort.
Weitere Kommunikation
Kunden können über die Plattform weitere Rückfragen stellen oder mit dem Lieferanten kommunizieren.
Der Lieferant erhält diese Nachrichten ebenfalls per E-Mail und kann weiterhin direkt per E-Mail antworten.
Der gesamte Kommunikationsverlauf wird im RFQ-Prozess auf der Plattform dokumentiert.
Abschluss einer Angebotsanfrage
Eine Angebotsanfrage kann auf verschiedene Weise beendet werden:
- Der Kunde schließt die Anfrage aktiv
- Die gesetzte Anfragefrist läuft ab
- Der Kunde akzeptiert das Angebot und löst eine Bestellung aus
Wird eine Anfrage geschlossen, erhält der Lieferant eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung mit Informationen zum Abschluss der Anfrage.
Folgeprozesse bei Angebotsannahme
Wenn ein Kunde ein Angebot annimmt, wird automatisch eine Bestellung auf der Plattform generiert.
Der Kunde kann dabei zusätzliche Informationen ergänzen, die für die Bestellabwicklung erforderlich sind.
Die Bestellung durchläuft anschließend die regulären Genehmigungsprozesse des Kunden, wie sie im jeweiligen Kundenkonto hinterlegt sind.
Der RFQ-Verlauf bleibt weiterhin einsehbar. Auch wenn die Anfrage abgeschlossen ist, kann der Lieferant weiterhin auf den bestehenden Kommunikationsverlauf antworten.
Empfang von RFQ-Anfragen und Bestellungen
Für die Übermittlung von RFQ-Anfragen und daraus resultierenden Bestellungen stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung.
Empfang von RFQ-Anfragen
Für den Empfang von Angebotsanfragen kann im Lieferanten-Account eine RFQ-E-Mail-Adresse hinterlegt werden. An diese Adresse werden alle neuen Angebotsanfragen automatisch versendet.
Empfang von Bestellungen aus RFQ
Wenn ein Kunde ein Angebot akzeptiert und daraus eine Bestellung entsteht, kann die Bestellübermittlung auf unterschiedliche Weise erfolgen.
Dabei stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Verwendung der Standard-Einstellungen für Katalogbestellungen
- Konfiguration einer separaten Schnittstelle speziell für RFQ-Bestellungen
Bei einer separaten Schnittstelle können Format und Übertragungsweg individuell festgelegt werden.
Dabei stehen die gleichen Optionen zur Verfügung wie beim regulären Bestellempfang.
Dies ermöglicht eine flexible Integration der RFQ-Bestellungen in bestehende ERP- oder Beschaffungssysteme.
FAQ
Muss ich mich auf der Plattform einloggen, um auf eine RFQ-Anfrage zu antworten?
Nein. Lieferanten können direkt per E-Mail auf eine Angebotsanfrage antworten.
Von welcher Adresse werden RFQ-Anfragen versendet?
Die Anfragen werden von rfq@simplesystem.com versendet.
Wie wird aus einem Angebot eine Bestellung?
Wenn der Kunde ein Angebot akzeptiert, wird automatisch eine Bestellung auf der Plattform generiert.
Wie werden RFQ-Bestellungen übermittelt?
Die Übermittlung kann über die Standard-Bestellschnittstelle oder über eine separate Schnittstellenkonfiguration erfolgen.
Video-Anleitung
Die genaue Funktionsweise der RFQ-Funktion auf der Plattform sehen Sie hier Schritt für Schritt.
Brauchen Sie Hilfe?
Sie haben Fragen zur RFQ-Funktion oder zur technischen Einrichtung? Unser technischer Support hilft Ihnen gerne weiter.
E-Mail: support@simplesystem.com
Telefon: +49 (0) 89 / 998 2987 00
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