Folgebelege

Inhaltsverzeichnis

Überblick über Folgebelege
Wichtiger Hinweis zur Nutzung
Unterstützte Belegarten
Unterstützte Datenformate
Übertragungsweg
Konfiguration der Schnittstelle
Technische Dokumentation
Anzeige und Verarbeitung beim Kunden
Dokumentationen
FAQ
Video-Anleitung

Überblick über Folgebelege

Folgebelege sind Dokumente, die sich auf eine bestehende Bestellung beziehen und zusätzliche Informationen zum Bestellprozess liefern.

Diese Dokumente werden vom Lieferanten an simple system übertragen und anschließend im jeweiligen Kundenkonto direkt bei der entsprechenden Bestellung angezeigt.

So erhalten Kunden einen zentralen Überblick über den gesamten Bestellprozess innerhalb der Plattform.

Wichtiger Hinweis zur Nutzung

Bitte übermitteln Sie Folgebelege über simple system nur dann, wenn Sie weiterhin in der Lage sind, die Dokumente auch über den bisherigen Kommunikationsweg zu versenden.

Viele Kunden verfügen über etablierte interne Prozesse, die weiterhin auf der bisherigen Übermittlung per E-Mail oder Post basieren.

Sollten Sie nicht beide Wege bedienen können, stimmen Sie bitte vorab mit dem jeweiligen Kunden ab, ob der bisherige Übertragungsweg entfallen kann.

Unterstützte Belegarten

Aktuell können folgende Dokumenttypen über die Plattform bereitgestellt werden:

Auftragsbestätigung (Order Response – ORDRSP)
Lieferschein (Despatch Advice – DESADV)
Rechnungskopie (Invoice – INVOIC)

Weitere Belegarten werden in zukünftigen Versionen ergänzt.

Unterstützte Datenformate

Derzeit ist die Übermittlung von Folgebelegen auf das SAP IDoc Format und Opentrans 2.1 beschränkt.

Folgende Formate werden unterstützt:

ORDERS05 XML für Auftragsbestätigungen
DELVRY03 XML für Lieferscheine
INVOIC02 XML für Rechnungen
Opentrans 2.1 ORDERRESPONSE für Auftragsbestätigungen
Opentrans 2.1 DISPATCHNOTIFICATION für Lieferscheine
Opentrans 2.1 INVOICE für Rechnungen

Weitere Formate, beispielsweise aus dem OpenTrans Standard, können in zukünftigen Erweiterungen ergänzt werden.

Übertragungsweg

Aktuell erfolgt die Übertragung der Folgebelege ausschließlich über HTTPS.

Für die technische Anbindung müssen folgende IP-Adressen freigeschaltet werden:

3.68.161.150
3.69.123.149
18.198.77.236

Weitere Übertragungswege können in späteren Versionen ergänzt werden.

Konfiguration der Schnittstelle

Die Konfiguration der Schnittstelle erfolgt direkt im Lieferanten-Account.

Die entsprechenden Einstellungen finden Sie im Bereich Schnittstelle unter dem Punkt Folgebelege.

Dort können Sie:

den Übertragungsweg konfigurieren
die benötigten Schnittstellen-URLs einsehen
Benutzername und Passwort für die Authentifizierung abrufen
das gewünschte Datenformat für die einzelnen Belegarten festlegen

Zu den verfügbaren Schnittstellen-Endpunkten gehören:

Order Response URL
Delivery Note URL
Invoice Copy URL

Zusätzlich können Sie eine E-Mail-Adresse für Fehlerbenachrichtigungen hinterlegen. Diese wird verwendet, falls eine Übertragung technisch nicht verarbeitet werden kann.

Optional kann außerdem festgelegt werden, ob führende Nullen in lieferantenspezifischen Kundennummern beibehalten werden sollen.

Technische Dokumentation

Im Bereich Dokumentation innerhalb der Konfigurationsseite finden Sie weiterführende technische Informationen zur Einrichtung der Schnittstelle.

Dazu gehören unter anderem:

Beschreibung des Folgebeleg-Prozesses
Definition der SAP IDoc Formate
Definition der OpenTrans 2.1 Formate

Diese Dokumentation unterstützt Sie bei der technischen Integration und beim Test Ihrer Systemanbindung.

Anzeige und Verarbeitung beim Kunden

Die übermittelten Folgebelege werden im Kundenkonto direkt bei der jeweiligen Bestellung angezeigt.

Die übermittelten Daten werden ausgelesen und in einer lesbaren Form dargestellt.

Aktuell erfolgt dabei:

kein automatisches Matching einzelner Bestellpositionen
keine Darstellung von Positionsabweichungen

Wenn ein Folgebeleg nur einen Teil der Bestellpositionen enthält, werden ausschließlich die im Beleg enthaltenen Positionen angezeigt.

Werden später weitere Belege zur gleichen Bestellung übermittelt, beispielsweise für Korrekturen oder zusätzliche Positionen, werden diese ebenfalls gespeichert und zusätzlich angezeigt.

Die einzelnen Dokumente werden dabei mit Zeitstempel und fortlaufender Nummer dargestellt.

Dokumentationen

Hier finden Sie Dokumentationen zu den angebotenen Formaten:

FAQ

Welche Folgebelege können aktuell übermittelt werden?
Derzeit werden Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungskopien unterstützt.

Welche Datenformate werden unterstützt?
Aktuell ausschließlich SAP IDoc Formate.

Über welchen Weg erfolgt die Übertragung?
Die Übertragung erfolgt derzeit ausschließlich über HTTPS.

Wo finde ich die technischen Informationen zur Integration?
Im Bereich Dokumentation innerhalb der Schnittstellen-Konfiguration.

Video-Anleitung

Die genaue Funktionsweise des Bereichs auf der Plattform sehen Sie hier Schritt für Schritt.

Brauchen Sie Hilfe?

Sie haben technische Fragen oder Probleme bei der Einrichtung der Folgebeleg-Schnittstelle? Unser technischer Support hilft Ihnen gerne weiter.

E-Mail: support@simplesystem.com
Telefon: +49 (0) 89 / 998 2987 00

Telefonische Servicezeiten
Montag–Donnerstag: 08:00–16:00 Uhr
Freitag: 08:00–15:00 Uhr