Wie nutze ich die Schnellerfassung?

Mit der Schnellerfassung legen Sie viele Artikel auf einmal an, wenn Sie die Nummern bereits kennen. Sie fügen eine Liste ein oder laden eine Datei hoch, prüfen das Ergebnis und übernehmen die Artikel in den Warenkorb. Die Schnellerfassung gehört zum Basis-Paket.

So öffnen Sie die Schnellerfassung

Klicken Sie auf der Suchseite auf Schnellerfassung. Liegen in Ihrer Liste bereits Einträge, zeigt die Schaltfläche deren Anzahl als kleine Zahl an.

Nummern einfügen oder hochladen

1. Kopieren Sie die Spalte mit den Nummern, zum Beispiel aus Excel, und fügen Sie sie direkt in das Eingabefeld ein. Das ist der schnellste Weg.
2. Alternativ laden Sie eine Textdatei mit der Endung .txt hoch.
3. Einfügen und Hochladen lassen sich kombinieren. Ein Upload überschreibt nichts, sondern ergänzt die Einträge, die bereits im Feld stehen. Sie können auch mehrere Dateien nacheinander hochladen.

Hinweis: Der Hinweistext auf der Seite nennt eine .csv-Datei. Die Dateiauswahl akzeptiert jedoch nur .txt.

Das Format der Zeilen

• Eine Zeile je Artikel. Getrennt wird nur durch Zeilenumbruch, nicht durch Komma oder Semikolon.
• Nur die Nummer: Die Menge ist dann 1.
• Mit Menge: Nummer;Menge, zum Beispiel 4012345678901;10. Die Menge steht hinter dem letzten Semikolon und besteht nur aus Ziffern.

Welche Nummern erkannt werden

Die Plattform prüft jede Zeile gegen vier Nummern: EAN, Artikelnummer des Lieferanten, Ihre Kundenartikelnummer und eine hinterlegte externe Referenz. Sie müssen nicht angeben, welche Nummernart in der Zeile steht.

Das Ergebnis prüfen

Jede Zeile erscheint in der Liste mit einem von drei Zuständen:

• Gefunden: Der Artikel ist eindeutig erkannt. Die Menge können Sie in der Liste noch anpassen.
• Nicht gefunden: Es erscheint „Die Referenz ist mit keinem Artikel verbunden“. Die Nummer ist der Plattform nicht bekannt.
• Mehrere Treffer: Es erscheint „Es wurde mehr als ein Artikel mit der gleichen Referenz gefunden“. Klicken Sie auf Artikel wählen und wählen Sie den richtigen Artikel aus.

Einzelne Positionen entfernen Sie, indem Sie sie auswählen und auf Artikel entfernen klicken. Die übrige Liste bleibt erhalten.

In den Warenkorb übernehmen

1. Übernehmen Sie die gewünschten Positionen in den Warenkorb.
2. Bestellen Sie im Warenkorb wie gewohnt.

Wichtig: Die erfasste Liste ist noch keine Bestellung. Erst die Bestellung im Warenkorb löst etwas aus. Dabei gelten alle Regeln wie bei jeder anderen Bestellung: Genehmigungsprozesse greifen, das Budget wird belastet, und eine Pflicht-Kontierung geben Sie im Warenkorb an.

Die Liste ist an Ihrem Benutzerkonto gespeichert, nicht im Browser. Sie bleibt also erhalten, auch wenn Sie den Browser schließen oder das Gerät wechseln.

Typische Probleme

• Fast alle Zeilen nicht gefunden: Meist liegt es an der Datei. Häufige Ursachen sind mehrere Nummern in einer Zeile, zusätzliche Spalten wie Bezeichnung oder Preis, eine Kopfzeile mit Spaltenüberschriften oder eine interne Nummer aus Ihrem eigenen System. Geben Sie zur Probe eine einzelne Nummer von Hand ein.
• Einzelne Zeile nicht gefunden: Prüfen Sie Tippfehler und Leerzeichen. Suchen Sie den Artikel zur Probe in der normalen Suche.
• Immer wieder mehrere Treffer: Dieselbe Nummer ist an mehreren Artikeln vergeben. Lösen Sie die doppelte Vergabe dauerhaft auf, sonst müssen Sie jedes Mal neu wählen.
• „Artikel nicht verfügbar oder gesperrt“: Der Artikel wurde erkannt, lässt sich aber nicht in den Warenkorb legen. Der Tooltip nennt den Grund. Bei „Artikel aus Katalog entfernt“ suchen Sie einen Ersatz. Bei „Keine Berechtigung zur Einsicht“ sperrt eine Sortimentsbeschränkung den Artikel. Das kann nur Ihr Administrator ändern.

Kurz gesagt: Eine Nummer je Zeile, Menge hinter einem Semikolon, Datei nur als .txt. Ergebnis prüfen, in den Warenkorb übernehmen, dort bestellen. Leeren Sie danach die fertige Liste.