Was ist der Sammelwarenkorb und wie funktioniert er?

Der Sammelwarenkorb ist ein gemeinsamer, rollenbasierter Warenkorb, in dem mehrere Nutzer ihre Bedarfe bündeln. Ein festgelegter Besteller prüft die gesammelten Artikel und löst daraus eine gemeinsame Bestellung aus. So entstehen weniger Einzelbestellungen, weniger Versandkosten und ein klar geregelter Ablauf.

Die Grundidee

Im Normalfall legt jeder Nutzer seine Artikel in seinen persönlichen Warenkorb und bestellt selbst. Beim Sammelwarenkorb ist das anders. Mehrere Nutzer melden ihren Bedarf in einen gemeinsamen Warenkorb ein. Bestellt wird erst später und nur von einer dafür vorgesehenen Person.

Typische Anwendungsfälle:

Eine Abteilung sammelt ihren Bedarf über die Woche und bestellt einmal gebündelt.
Mehrere Standorte oder Teams melden ihren Bedarf an einen zentralen Einkauf.
Ein Meister sammelt die Bedarfe seiner Schicht und gibt die Bestellung frei.

Jeder Account kann mehrere Sammelwarenkörbe parallel führen, zum Beispiel je Abteilung, je Projekt oder je Standort.

Die beiden Rollen

Der Sammelwarenkorb arbeitet mit zwei Rollen. Die Rolle wird pro Sammelwarenkorb vergeben. Ein Nutzer kann also in einem Sammelwarenkorb Besteller sein und in einem anderen Bedarfsmelder.

Besteller

Sieht alle Artikel im Sammelwarenkorb, unabhängig davon, wer sie eingestellt hat.
Darf Mengen ändern, Artikel löschen und Kontierungen setzen, auch bei Artikeln anderer Nutzer.
Darf Kontierung, Wunschlieferdatum, eigene Bestellnummer und Bestellbemerkung auf Warenkorbebene setzen.
Darf den kompletten Warenkorb leeren.
Darf eine Teilbestellung auslösen und einzelne Positionen bestellen.
Darf Artikel zurück in den persönlichen Warenkorb des jeweiligen Einstellers schieben.
Löst den Checkout aus.

Bedarfsmelder

Sieht ebenfalls den gesamten Inhalt des Sammelwarenkorbs.
Darf nur die Artikel bearbeiten, die er selbst eingestellt hat. Das gilt für Menge, Kontierung, Kommentar und Löschen.
Darf keinen Checkout auslösen, keine Teilbestellung starten und den Warenkorb nicht leeren.
Kann keine Angaben auf Warenkorbebene setzen, also kein Wunschlieferdatum, keine eigene Bestellnummer und keine warenkorbweite Kontierung.

Fährt ein Bedarfsmelder mit der Maus über eine gesperrte Funktion, erklärt ein Hinweistext den Grund. Beim Bestellbutton erscheint zum Beispiel der Hinweis, dass der Checkout nicht verfügbar ist, weil aktuell die Rolle des Bedarfsmelders zugewiesen ist.

Wichtig: Jeder Sammelwarenkorb braucht mindestens einen Besteller. Ohne Besteller lässt sich der Sammelwarenkorb nicht speichern.

Der Ablauf im Überblick

Ein Administrator legt den Sammelwarenkorb an und weist die Nutzer mit ihrer Rolle zu.
Die zugewiesenen Nutzer suchen wie gewohnt Artikel und legen sie in ihren persönlichen Warenkorb.
Aus dem persönlichen Warenkorb verschieben sie die Artikel in den Sammelwarenkorb, optional mit einem Kommentar.
Der Besteller prüft den gesammelten Inhalt, passt Mengen und Kontierungen an und ergänzt die Angaben auf Warenkorbebene.
Der Besteller löst den Checkout aus. Danach ist der Sammelwarenkorb wieder leer und die nächste Sammelrunde kann starten.

Nachvollziehbarkeit

Zu jedem Artikel im Sammelwarenkorb ist sichtbar, wer ihn eingestellt hat und wann das passiert ist. Dazu kommt der Kommentar, den der Einsteller beim Verschieben hinterlegt hat, zum Beispiel ein Verwendungszweck oder eine Maschinennummer. Der Besteller weiß dadurch bei jeder Position, für wen und wofür sie gedacht ist.

In der Verwaltung sieht der Administrator zusätzlich, wann der Sammelwarenkorb zuletzt bearbeitet wurde, wie viele Artikel von wie vielen Lieferanten enthalten sind und wann der letzte Checkout stattgefunden hat.

Budgets im Sammelwarenkorb

Budgets bleiben auch beim gebündelten Bestellen wirksam. Über die Schaltfläche „Budgetlimit“ öffnet sich eine Übersicht mit allen Budgets, die für den Inhalt des Sammelwarenkorbs relevant sind:

Kontierungsbasierte Budgets, also Budgets auf Kostenstellen und andere Kontierungswerte.
Individuelle Budgets der Mitglieder, gruppiert nach dem jeweiligen Nutzer. Die eigenen Budgets sind mit „Von mir“ gekennzeichnet.

Überschrittene Budgets werden gesondert ausgewiesen. Dort ist zu sehen, welche Artikel das jeweilige Budget sprengen.

Beim Verschieben eines Artikels weist die Plattform darauf hin, dass beim Checkout das individuelle Budget des Nutzers verwendet wird, der den Artikel eingestellt hat. Die Bedarfe bleiben also budgetseitig dem Verursacher zugeordnet, auch wenn ein anderer Nutzer die Bestellung auslöst.

Hinweis: Nutzer ohne Berechtigung sehen die Budgetzahlen nicht. An der Stelle erscheint der Hinweis, dass kein Zugriff auf diese Information besteht.

Was sonst noch gilt

Für den Sammelwarenkorb gelten dieselben Warenkorbregeln wie für den persönlichen Warenkorb. Fehler und Warnungen werden im Kopfbereich angezeigt. Solange ein blockierender Fehler besteht, ist der Bestellbutton nicht aktiv.
Artikel aus einer Angebotsanfrage (RFQ) lassen sich nicht in einen Sammelwarenkorb verschieben.
Der Sammelwarenkorb ist Teil des Marktplatz-Pakets. Ist die Funktion nicht in Ihrem Lizenzpaket enthalten, erscheint statt der Verwaltung ein Hinweis mit der Möglichkeit, einen Termin mit dem Consulting-Team zu vereinbaren.

Zusammenfassung

Der Sammelwarenkorb bündelt Bedarfe mehrerer Nutzer in einem gemeinsamen Warenkorb. Bedarfsmelder stellen ihre Artikel ein und pflegen nur ihre eigenen Positionen. Der Besteller sieht alles, räumt auf und löst die Bestellung aus. Jede Position bleibt ihrem Einsteller zugeordnet, inklusive Kommentar und individuellem Budget. Nach dem Checkout ist der Sammelwarenkorb wieder leer.