Kriterien und Regeln definieren
Der Einstieg in jeden Genehmigungsprozess erfolgt über Eintrittskriterien. Diese bestimmen, wann eine Bestellung in den Genehmigungsprozess eintritt. Beispiele für solche Kriterien:
-
Der Anbieter des Artikels ist einer von … → Auswahl ausgewählter Lieferanten oder Lieferanten eines Marktplatzes
-
Der Artikelpreis ist... → Auswahl "Höher als...", "Weniger als..." oder "im Bereich..."
-
Der Bestelltyp ist einer von … → Auswahl Standardbestellung, Angebotsanfrage, Externes Bestellsystem oder Sammelwarenkorb (je nach Lizenz)
- Der Bestellwert des Lieferanten ist... → Auswahl "Höher als...", "Weniger als..." oder "im Bereich..."
- Der Kontierungswert des Artikels ist einer von... → Auswahl verschiedener Kontierungswerte
- Die Artikel S2CLASS ist eine von... → Auswahl verschiedener S2CLASS
Es können mehrere Kriterien kombiniert und ergänzt werden, um komplexere Genehmigungseintritte abzubilden. Jede zusätzliche Regel erzeugt eine weitere Genehmigungsstufe.
Ablauf der Regelverarbeitung
-
Die Regeln werden in der festgelegten Reihenfolge abgearbeitet. Diese ändern Sie über die Pfeile rechts neben den Regeln.
-
Sobald eine Regel erfüllt ist, tritt die Bestellung in den Genehmigungsprozess ein.
-
Die Bestellung muss anschließend alle relevanten Genehmigungen durchlaufen, bevor sie an den Lieferanten weitergeleitet wird.
-
Genehmiger werden nacheinander benachrichtigt. Erst nach einer erteilten Genehmigung wird der nächste Genehmiger informiert.
Durch mehrstufige Genehmigungsprozesse lässt sich die Beschaffung über simple system sehr präzise steuern. Auch ein einfaches "Vier-Augen-Prinzip" kann zuverlässig umgesetzt werden.
Genehmigung erfassen
-
Über „Genehmigung hinzufügen“ gestalten Sie den Prozess nach Ihren Anforderungen.
-
Nach dem Speichern ist ein neuer Genehmigungsprozess zunächst abgeschaltet. Schalten Sie ihn in der Übersicht in der Spalte Aktiv ein.
- Für jedes Kriterium kann ein eigener Genehmiger bestimmt werden.
- Optional: Vertreter, der nach Ablauf der Benachrichtigungsfrist (ein bis vier Tage) benachrichtigt wird. Der Vertreter kann jederzeit genehmigen, nicht erst nach Ablauf der Frist.
Freigabeoptionen
-
Genehmigung direkt über Link in der Genehmigungsaufforderung per E-Mail.
-
Genehmigung direkt auf der Plattform unter: Bestellübersicht → Wartet auf meine Genehmigung.
-
Unter Autorisierung legen Sie mit der Genehmigungsmethode fest, ob für die Freigabe aus der E-Mail eine Anmeldung erforderlich ist.
Nutzerintegration
-
Nur aktive Nutzer (Einladung angenommen) können Prozessen zugewiesen werden.
-
Zuweisung möglich für einzelne Nutzer, Gruppen oder alle Nutzer – ein Mix ist nicht möglich.
Zusammenfassung
Genehmigungsprozesse ermöglichen es, Bestellungen von Nutzern vor der Weiterleitung an Lieferanten anhand definierter Regeln prüfen und freigeben zu lassen. Dabei können mehrere Instanzen hintereinander geschaltet, individuelle Genehmiger oder Stellvertreter zugewiesen und Bestellungen direkt per Plattform oder E-Mail freigegeben werden.
Anleitung für Administratoren