Artikelnummernlisten

Inhaltsverzeichnis

• Grundlegende Begriffe
• Möglichkeiten zur Bereitstellung von Kundenartikelnummern
• Aufbau der Kundenartikelnummern-Datei
• Upload von Kundenartikelnummern
• Benennung und Aktualisierung von Kundenartikelnummern-Listen
• Wichtige Hinweise zur Verarbeitung
• Plattform-Logik für Kundenartikelnummern
• Gültigstellung von Kundenartikelnummern
• Kundenzuweisung

• Listen verwalten

• Automatische Deaktivierung

• FAQ
• Video-Anleitung

Grundlegende Begriffe

Im Zusammenhang mit Kundenartikelnummern werden folgende Begriffe verwendet.

• Kundenartikelnummern-Datei
  Eine zum Upload auf die Plattform erstellte CSV-Datei, die Kundenartikelnummern enthält.
• Kundenartikelnummern-Liste
  Eine auf der Plattform erzeugte Liste, die nach dem Upload der Datei entsteht.
  Sie erhält einen frei definierbaren Namen und dient der eindeutigen Kundenzuweisung.

Möglichkeiten zur Bereitstellung von Kundenartikelnummern

Kundenartikelnummern können auf zwei Arten bereitgestellt werden.

• über den BMEcat-Katalog
• über eine Kundenartikelnummern-Datei

Bereitstellung über den Katalog

Die einfachste Möglichkeit besteht darin, Kundenartikelnummern direkt im BMEcat-Katalog zu hinterlegen.

Eine Dokumentation zum BMEcat finden Sie in einem separaten Hilfeartikel.

Wenn Sie keinen BMEcat-Katalog erzeugen können, können Sie mithilfe eines Konverters aus einer CSV-Datei einen entsprechenden Katalog erstellen.

Bereitstellung über eine Kundenartikelnummern-Datei

Alternativ können Kundenartikelnummern über eine separate Datei bereitgestellt werden. Dadurch können Sie Kundenartikelnummern unabhängig vom Katalog pflegen.

Der Upload von Kundenartikelnummern-Dateien erfolgt:

• über den manuellen Upload im Portal
• durch automatischen Upload über den FTP-Server

Aufbau der Kundenartikelnummern-Datei

Zur Bereitstellung von Kundenartikelnummern wird eine CSV-Datei mit folgenden Informationen benötigt.

• SUPPLIER_AID
  Eindeutige Artikelnummer des Lieferanten
  Alphanumerisch, maximal 32 Zeichen
• BUYER_AID
  Kundenindividuelle Materialnummer
  Diese Nummer wird zusätzlich zur Lieferantenartikelnummer angezeigt und wird vom Kunden definiert
  Alphanumerisch, maximal 50 Zeichen
  
  

Beispiel einer ausgefüllten Kundenartikelummern-Datei:

Das Template für die Kundenartikelnummern-Datei finden Sie hier.

Die maximale Dateigröße für Kundenartikelnummern-Dateien beträgt 1 GB.

Upload von Kundenartikelnummern

Der Upload erfolgt über den Bereich Kundenartikelnummern im Lieferantenportal.

Beim Upload wird aus der Datei automatisch eine Kundenartikelnummern-Liste erstellt.

Diese Liste erhält einen frei definierbaren Namen und kann anschließend Kunden zugewiesen werden.

Benennung und Aktualisierung von Kundenartikelnummern-Listen

Damit Kundenartikelnummern korrekt verarbeitet werden können, gelten bestimmte Regeln für Benennung und Updates.

Erstmaliger Upload

Beim ersten Upload einer Kundenartikelnummern-Datei (.csv oder .zip):

• vergeben Sie einen Namen für die Kundenartikelnummern-Liste

Nach dem Upload erscheint die Liste im Tab „Nicht zugewiesen". Damit sie verwendet werden kann, muss sie einem oder mehreren Kunden zugewiesen werden. 

Damit sie verwendet werden kann, muss sie einem oder mehreren Kunden zugewiesen werden.

Aktualisierung

Beim Update einer Kundenartikelnummern-Liste gilt:

• die bestehende Datei wird vollständig ersetzt
• der neue Dateiname wird im Portal angezeigt
• der Name der Liste bleibt unverändert, solange Sie ihn nicht selbst ändern

Den Namen ändern Sie über „Umbenennen" im Menü der Liste. Beim automatischen Upload über FTP muss der Name der Liste dem Dateinamen der CSV-Datei auf dem FTP-Server entsprechen. Ändern Sie den Namen, schlägt die automatische Aktualisierung sonst fehl bzw. es entsteht eine neue Liste.

Wichtige Hinweise zur Verarbeitung

Bei der Pflege von Kundenartikelnummern gelten folgende Regeln.

• Es können keine Updates einzelner Kundenartikelnummern durchgeführt werden
• Es muss immer die gesamte Kundenartikelnummern-Liste neu hochgeladen werden
• Der neue Upload ersetzt immer die vorherige Liste vollständig

Plattform-Logik für Kundenartikelnummern

Die Plattform verwendet folgende Logik zur Anzeige von Kundenartikelnummern.

Keine Kundenartikelnummern-Liste vorhanden

• Kundenartikelnummern werden aus dem Katalog übernommen

Kundenartikelnummern-Liste vorhanden

• Kundenartikelnummern werden aus der Kundenartikelnummern-Liste verwendet

Liste enthält weniger Artikel als der Katalog

• Artikel in Katalog und Liste → Nummer aus der Liste
• übrige Artikel → Nummer aus dem Katalog

Zuweisungsregeln

• Einem Kunden kann immer nur eine Kundenartikelnummern-Liste zugeordnet werden
• Dieselbe Liste kann jedoch mehreren Kunden gleichzeitig zugewiesen werden

Gültigstellung von Kundenartikelnummern

Nach dem Upload wird die Datei verarbeitet.

Dabei gilt:

• der Upload wird zunächst in eine Warteschlange eingereiht
• nach erfolgreicher Verarbeitung wird die Liste aktiv

Voraussetzung ist:

• die Liste ist einem oder mehreren Kunden zugewiesen

Im Portal können Sie jederzeit sehen:

• den aktuellen Verarbeitungsstatus
• wann die Liste live gegangen ist

Während der Verarbeitung zeigt das Portal Statusmeldungen an, zum Beispiel „Die Artikelnummernliste wird verarbeitet" und „Die Liste wird indexiert". Danach sehen Sie, wie viele Artikelnummern verarbeitet und bereit zur Zuweisung sind und bei wie vielen Warnungen aufgetreten sind. Ist die Datei beschädigt, wird sie nicht verarbeitet. Es werden dann keine Artikelnummern hochgeladen. Korrigieren Sie die Datei und laden Sie sie erneut hoch.

Über „Bericht herunterladen" im Menü der Liste erhalten Sie den Importbericht mit Details zu den Warnungen.

Kundenzuweisung

Damit eine Kundenartikelnummern-Liste angewendet werden kann, muss sie einem Kunden zugewiesen werden.

Beim erstmaligen Upload:

• eine Kundenzuweisung ist zwingend erforderlich

Bei einer Aktualisierung:

• bestehende Kundenzuweisungen bleiben erhalten

Weitere Informationen finden Sie im Artikel Hilfe zur Kundenzuweisung.

 

Listen verwalten 

In der Übersicht finden Sie Ihre Listen in drei Tabs: Nicht zugewiesen, Zugewiesen und Deaktiviert. Mit dem Suchfeld (ab drei Zeichen) grenzen Sie die Anzeige ein. Sortieren können Sie nach Name und Zuletzt aktualisiert. Bei „Zuletzt aktualisiert" sehen Sie auch, wer die Liste hochgeladen hat bzw. ob der Upload automatisch erfolgte.

Im Menü jeder Liste stehen diese Funktionen zur Verfügung:

• Artikelnummernliste aktualisieren: neue Datei hochladen, die bisherige wird ersetzt
• Umbenennen: Name der Liste ändern
• Liste nicht zuweisen: Hebt die Zuweisung für alle Kunden auf, denen die Liste zugewiesen ist. Diese Kunden sehen danach wieder die Kundenartikelnummern aus dem Katalog.
• Artikelnummernliste herunterladen: lädt die zuletzt hochgeladene Datei herunter
• Bericht herunterladen: lädt den Importbericht herunter
• Löschen

 

Automatische Deaktivierung 

Artikelnummernlisten, die länger als 30 Tage keinem Kunden zugewiesen waren, werden automatisch deaktiviert und im Tab „Deaktiviert" angezeigt.

So reaktivieren Sie eine Liste: Öffnen Sie den Tab „Deaktiviert" und klicken Sie bei der Liste auf „Reaktivieren". Bestätigen Sie die Rückfrage („Artikelnummernliste reaktivieren?").

FAQ

Wann sollte ich Kundenartikelnummern verwenden?
Wenn ein Kunde eigene Materialnummern verwendet, können diese über eine Kundenartikelnummern-Liste bereitgestellt werden.

Muss ich dafür einen eigenen Katalog erstellen?
Nein. Kundenartikelnummern können unabhängig vom Katalog bereitgestellt werden.

Kann ich einzelne Kundenartikelnummern aktualisieren?
Nein. Es muss immer die vollständige Liste neu hochgeladen werden.

Kann ein Kunde mehrere Kundenartikelnummern-Listen erhalten?
Nein. Pro Kunde kann immer nur eine Liste zugewiesen werden.

Kann eine Liste mehreren Kunden zugewiesen werden?
Ja. Eine Kundenartikelnummern-Liste kann gleichzeitig mehreren Kunden zugeordnet werden.

Video-Anleitung

 

Brauchen Sie Hilfe?

Sie haben technische Fragen oder Probleme beim Upload von Kundenartikelnummern? Unser technischer Support hilft Ihnen gerne weiter.

E-Mail: support@simplesystem.com
Telefon: +49 (0) 89 / 998 2987 00

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