Wie erstelle ich einen BMEcat mit dem simple system Offline-Generator?

Übersicht

1. Was ist ein BMEcat-Katalog?

2. Die zwei Wege im Überblick

3. Voraussetzungen

4. Schritt-für-Schritt mit dem Offline-Generator

5. Die Excel-Vorlage verstehen

6. Daten sauber vorbereiten - die häufigsten Fallstricke

7. Das Log verstehen

8. Datenschutz und Haftung

9. Alternative: KI-Tool Claude (für Spezialfälle)

10. Häufige Fragen

11. Support und Kontakt

1. Was ist ein BMEcat-Katalog?

BMEcat ist ein etablierter Standard für elektronische Produktkataloge im B2B-E-Procurement. Auf simple system laden Lieferanten ihre Artikeldaten als BMEcat XML-Datei hoch. Die Datei enthält allgemeine Katalogdaten (z.B. Lieferantenname, Währung) sowie sämtliche Artikel mit Pflicht- und Zusatzinformationen (Artikelnummer, Preis, ECLASS-Code, Hersteller usw.).

Ausführliche Informationen zum BMEcat-Standard bei simple system finden Sie im Hilfeartikel Alles Wichtige zum BMEcat.

2. Die zwei Wege im Überblick

Für die Erstellung der BMEcat-XML-Datei stehen Ihnen zwei Wege zur Verfügung. Wir empfehlen den Offline-Generator als Standardweg, weil er datenschutzfreundlich, kostenlos und ohne Installation nutzbar ist.

Offline-Generator (empfohlen)	KI-Tool Claude (für Spezialfälle)
Daten bleiben lokal auf Ihrem Rechner	Daten werden an den KI-Anbieter übertragen
Kostenlos, keine Installation	Nutzung ist ggf. kostenpflichtig
Bis ca. 100.000 Artikel verlässlich getestet	Bis ca. 10.000 Artikel in der kostenlosen Version von Claude getestet. Bei umfangreicheren Katalogen oder Spezialfällen ist die kostenlose Version nicht mehr ausreichend.
Fixe Logik, keine Version-Drifts	Logik kann sich mit neuer KI-Version ändern und das Ergebnis verfälschen.
Keine Hilfestellung, keine Sonderfälle	Hilfe beim Ausfüllen, Erklärung des Logs, Sonderfälle verarbeitbar
Excel muss der Vorlage entsprechen	Excel auch aus anderen Quellen befüllbar (z.B. PDF-Katalog oder Webseiten)

 

3. Voraussetzungen

• Excel-Vorlage · Die aktuelle Vorlage "BMEcat_Generator.xlsx" (Stand Mai 2026).
• Offline-Generator · Die HTML-Datei "simplesystem_bmecat_generator.html" (Stand Mai 2026). Funktioniert komplett ohne Internet. Ihre Daten bleiben lokal auf Ihrem Rechner. Speichern Sie die Datei mit einem Rechtsklick -> Link speichern unter.
• Moderner Browser · Chrome, Edge oder Firefox (aktuelle Version). Internet Explorer wird nicht unterstützt.
• Excel oder kompatible Software · Microsoft Excel, LibreOffice Calc oder eine andere Anwendung, die .xlsx schreiben kann.
• Lieferantenportal-Zugang · Ihr Login für simple system, um die fertige XML-Datei hochzuladen.

4. Schritt-für-Schritt mit dem Offline-Generator

4.1 Excel-Vorlage ausfüllen

1. Öffnen Sie die Excel-Vorlage und wechseln Sie zum Tabellenblatt "Katalog-Header".
2. Tragen Sie die allgemeinen Katalogdaten ein: Lieferantenname, Katalogname und ECLASS-Version sind Pflichtfelder. Lieferantennummer und Währung sind optional (Standard: EUR).
3. Wechseln Sie zum Tabellenblatt "Artikel". Spaltenüberschriften mit orangem Hintergrund sind Pflichtfelder, graue sind optional. Zeile 3 enthält eine Beispiel-Zeile und ab Zeile 4 tragen Sie Ihre eigenen Produkte ein.
4. Speichern Sie die Datei, z.B. als "MeinKatalog.xlsx". Schließen Sie Excel, bevor Sie die Datei im Generator öffnen.

4.2 Offline-Generator starten und XML erzeugen

1. Öffnen Sie die Datei "simplesystem_bmecat_generator.html" per Doppelklick in Ihrem Browser. Es wird kein Internet benötigt.
2. Ziehen Sie die gespeicherte Excel-Datei in das Upload-Feld oder klicken Sie auf das Feld, um die Datei auszuwählen.
3. Klicken Sie auf "BMEcat erzeugen".
4. Prüfen Sie das Log. Es zeigt, wie viele Artikel verarbeitet, übersprungen oder mit Warnung aufgenommen wurden (Details siehe Abschnitt 7).
5. Wenn Fehler gemeldet werden: Korrigieren Sie diese in der Excel und wiederholen Sie die Schritte 2-4. Dieselben Fehler würden Sie sonst auch beim Upload ins Lieferantenportal erhalten.
6. Wenn keine Fehler mehr gemeldet werden: Klicken Sie auf "XML herunterladen" und speichern Sie die .xml-Datei auf Ihrem Rechner.

4.3 XML-Datei hochladen

1. Melden Sie sich in Ihrem Lieferantenportal bei simple system an.
2. Navigieren Sie zur Katalog-Upload-Funktion und wählen Sie die soeben erzeugte .xml-Datei aus.
3. Prüfen Sie nach dem Upload Ihre Artikel in der Katalogansicht auf Richtigkeit.

5. Die Excel-Vorlage verstehen

5.1 Tabellenblatt "Katalog-Header"

Hier tragen Sie die allgemeinen Angaben zu Ihrem Katalog ein:

• Lieferantenname * · Vollständiger Firmenname (z.B. Mustermann GmbH).
• Lieferantennummer · Ihre Lieferantennummer bei simple system, falls bekannt. Kann leer bleiben.
• Katalogname * · Bezeichnung des Katalogs (z.B. Hauptkatalog 2026).
• Sprache · Standard: deu. Nur ändern, wenn abweichend.
• Währung · Standard: EUR. Nur ändern, wenn abweichend.
• ECLASS-Version * · Version des ECLASS-Klassifikationsstandards (Dropdown auswählen).

Mit * markierte Felder sind Pflichtfelder. Werden diese leer gelassen, erzeugt der Generator keine XML-Datei.

5.2 Tabellenblatt "Artikel"

Pro Zeile ein Artikel. Zeile 1 enthält die Spaltenüberschriften, Zeile 2 die Ausfüll-Erklärungen, Zeile 3 ein Beispiel und ab Zeile 4 tragen Sie Ihre eigenen Artikel ein.

Spalte	Feld	Pflicht?	Hinweis
A	Artikelnummer	Ja	Max. 32 Zeichen, pro Datei eindeutig.
B	Kurzbezeichnung	Ja	Max. 130 Zeichen. Wird beim Upload ggf. automatisch gekürzt (Warnung im Log).
C	Langbeschreibung	Nein	Detaillierte Beschreibung für Suche und Produktansicht.
D	Bestelleinheit	Default	Aus Dropdown wählen. Leer = Default "C62" (Stück).
E	Preis netto	Ja	Punkt als Dezimaltrennzeichen (z.B. 12.50). 0 nicht erlaubt.
F	MwSt.-Satz	Default	Dezimal: 0.19 = 19%. Leer = Default 0.19.
G	Bild-URL	Nein	öffentlich zugängliche URL zu einem Produktbild (jpg/png/gif).
H	ECLASS-Code	Ja	Nach Bereinigung genau 8 Ziffern (z.B. "24-27-14-01" -> "24271401").
I	Herstellername	Ja	Max. 40 Zeichen. Wird ggf. automatisch gekürzt (Warnung).
J	Lieferzeit in Tagen	Default	Ganze Zahl. Leer oder ungültig = Default 1.
K	EAN	Nein	Barcode, 8- oder 13-stellig.
L	Mindestbestellmenge	Nein	Ganzzahl > 0.
M	Preismenge	Nein	Bezugsmenge für den Preis. Default 1.
N	Keywords	Nein	Kommagetrennt, max. 50 Zeichen pro Keyword. Dateinamen werden ignoriert.
O-P	Staffel 2: Ab Menge / Preis	Nein	Menge streng > 1, Preis streng < Standardpreis.
Q-R	Staffel 3: Ab Menge / Preis	Nein	Menge streng > Staffel 2, Preis streng < Staffel 2.

6. Daten sauber vorbereiten - die häufigsten Fallstricke

• Doppelte Artikelnummern · Jede Artikelnummer darf nur einmal pro Datei vorkommen.
• Preis-Format · Punkt als Dezimaltrennzeichen (12.50), kein Komma, keine Tausendertrenner, kein EUR-Zeichen.
• ECLASS-Code · Genau 8 Ziffern nach Bereinigung (Leerzeichen und Bindestriche werden automatisch entfernt). Buchstaben oder weniger als 8 Ziffern führen dazu, dass der Artikel übersprungen wird.
• Staffelpreise · Mengen müssen streng steigen (1 < Staffel 2 < Staffel 3), Preise müssen streng fallen. Verletzungen werden ignoriert, der Artikel bleibt aber ohne Staffel im Katalog.
• Keywords · Keine Dateinamen (z.B. bild.jpg) eintragen - diese werden automatisch ignoriert.

• HTML in Beschreibungen · HTML-Tags (<b>, <br>, <p> usw.) werden automatisch entfernt. Text bitte ohne HTML einfügen.

   

   

• Sonderzeichen · Umlaute und Sonderzeichen funktionieren. Technisch problematische Zeichen wie & oder < werden automatisch XML-konform umgewandelt.
• Bild-URLs · Nur öffentlich erreichbare URLs (keine internen Links, keine Passwort-geschützten Seiten). Endung entscheidet den Dateityp.

7. Das Log verstehen

Nach dem Klick auf "BMEcat erzeugen" erhalten Sie ein Log mit drei Bereichen. Dasselbe Log können Sie über "Log herunterladen" als Textdatei speichern.

7.1 FEHLER (Artikel übersprungen)

Diese Artikel schaffen es nicht in die XML. Typische Gründe:

• • Fehlende Pflichtfelder (z.B. Artikelnummer, Preis, Herstellername fehlt).
  • Preis = 0 (nicht erlaubt).
  • Artikelnummer länger als 32 Zeichen.
  • ECLASS-Code hat nach Bereinigung nicht genau 8 Ziffern.

Korrigieren Sie diese Artikel in der Excel und wiederholen Sie die Erzeugung.

7.2 WARNUNGEN (Artikel aufgenommen, Daten angepasst)

Diese Artikel sind in der XML enthalten, aber einzelne Felder wurden angepasst:

• • Kurzbezeichnung oder Herstellername war zu lang und wurde gekürzt.
  • EAN war zu lang und wurde weggelassen.
  • Staffelpreise waren nicht plausibel und wurden verworfen.
  • Keywords wurden als Dateinamen erkannt und ignoriert.

Prüfen Sie, ob das Verhalten gewollt ist. Wenn nicht, korrigieren Sie die Excel und generieren Sie neu.

7.3 INFO (Defaults gesetzt)

Hier dokumentiert der Generator, wo er Defaults verwendet hat:

• • Bestelleinheit auf "C62" (Stück) gesetzt, weil Spalte D leer war.
  • MwSt.-Satz auf 0.19 (19%) gesetzt, weil Spalte F leer war.
  • Lieferzeit auf 1 Tag gesetzt, weil Spalte J leer oder ungültig war.

Prüfen Sie, ob die Defaults für Ihren Katalog passen. Tragen Sie abweichende Werte bei Bedarf in der Excel ein.

8. Datenschutz und Haftung

• Offline-Verarbeitung · Der HTML-Generator verarbeitet Ihre Excel-Datei ausschließlich lokal in Ihrem Browser. Es werden keine Daten an simple system oder Dritte übertragen. Die HTML-Datei funktioniert auch komplett ohne Internetverbindung.
• KI-generierter Code · Auch der Offline-Generator basiert auf KI-generiertem Code. Die erzeugten BMEcat-Dateien können inhaltliche, strukturelle oder technische Fehler enthalten.
• Keine Haftung durch simple system · Die simple system GmbH übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder technische Konformität der mit diesem Werkzeug erzeugten BMEcat-Dateien. Die Nutzung erfolgt auf eigene Verantwossrtung des Lieferanten.
• Prüfpflicht · Alle generierten Daten müssen vor dem Upload geprüft werden. Nach dem Upload ist eine Prüfung über die Katalogansicht auf simple system möglich.
• ECLASS-Lizenz · Die Nutzung von ECLASS-Klassifizierungscodes kann lizenzpflichtig sein. Prüfen Sie die aktuellen Lizenzbedingungen unter www.eclass.eu. Bei Fragen wenden Sie sich an uns.

9. Alternative: KI-Tool Claude (für Spezialfälle)

Wenn der Offline-Generator für Ihren Anwendungsfall nicht ausreicht (sehr große Kataloge, ungewöhnliche Datenquellen, Sonderfälle in der Datenstruktur), können Sie alternativ ein KI-Tool wie Claude (claude.ai) nutzen. Beachten Sie dabei die folgenden Vor- und Nachteile.

Vorteile

• Hilfe beim Ausfüllen der Vorlage, auf Rückfragen wird geantwortet.
• Texte lassen sich inline anpassen, Synonyme einfügen, Beschreibungen verbessern.
• Das Log kann zusätzlich in eigenen Worten erklärt werden.
• Spezialfälle (z.B. ungewöhnliche Einheiten) können ohne Vorlagen-Anpassung verarbeitet werden.
• Die Excel-Datei lässt sich aus anderen Quellen befüllen, zum Beispiel über einen PDF-Katalog/Webseiten auslesen.
• Getestet bis ca. 10.000 Artikel.

Nachteile

• Ihre Daten werden an den KI-Anbieter übertragen. Prüfen Sie unbedingt die Datenschutzhinweise und interne Richtlinien, bevor Sie sensible Katalogdaten hochladen.
• Die Nutzung ist je nach Anbieter und Plan kostenpflichtig.
• Es besteht ein Risiko von Fehlinterpretationen durch die KI - die Prüfpflicht liegt vollständig beim Lieferanten.
• Die Verarbeitungslogik kann sich mit neuen KI-Versionen oder einem anderen KI-Anbieter leicht ändern oder führt zu falschen Ergebnissen.

So nutzen Sie Claude

1. Füllen Sie die Excel wie in Abschnitt 4.1 beschrieben aus.
2. Öffnen Sie claude.ai (oder ein anderes KI-Tool mit Datei-Upload).
3. Laden Sie die Excel-Datei als Anhang hoch.
4. Kopieren Sie den folgenden Prompt und senden Sie ihn ab:

Lies den vollständigen Arbeitsanweisungs-Prompt aus dem Tabellenblatt "Anleitung" (Zelle B39) der angehängten Excel-Datei und befolge ihn exakt. Die Daten für die BMEcat-Generierung befinden sich in den Blättern "Katalog-Header" und "Artikel" derselben Datei.

Speichern Sie die ausgegebene XML als .xml-Datei und laden Sie sie im Lieferantenportal hoch.

10. Häufige Fragen

Was mache ich, wenn der Generator "Sheet fehlt" meldet?

Die Datei muss die Blätter "Katalog-Header" und "Artikel" enthalten. Verwenden Sie die aktuelle Vorlage von simple system und benennen Sie die Blätter nicht um.

Kann ich die Vorlage in LibreOffice ausfüllen?

Ja. Speichern Sie die Datei im Format .xlsx. Dropdown-Listen und Formatierungen bleiben erhalten.

Wie viele Artikel kann die Vorlage verarbeiten?

Der Offline-Generator ist bis ca. 100.000 Artikel verlässlich getestet. Für größere Kataloge  empfehlen wir, die Datei in mehrere Teilkataloge aufzuteilen.

Der Generator erzeugt eine XML, aber simple system lehnt den Upload ab - warum?

Prüfen Sie zunächst das Log des Generators. Enthielt es Fehler, wurden die betroffenen Artikel übersprungen. Bleibt das Problem bestehen, wenden Sie sich bitte mit der .xml-Datei und dem Log an vendormanagement@simplesystem.com.

Kann ich die Excel-Datei von der KI-Variante im Offline-Tool weiterverwenden?

Ja. Die Vorlage ist für beide Wege identisch. Sie können die Datei jederzeit zwischen beiden Wegen wechseln.

Was passiert, wenn ich eine Bild-URL ohne Bild hinterlege?

Der Generator übernimmt die URL unverändert. Auf simple system wird bei einer toten URL das Produkt ohne Bild angezeigt. Nutzen Sie öffentlich zugängliche und dauerhafte URLs.

11. Support und Kontakt

Bei Fragen zur Vorlage, zum Generator oder zum Upload wenden Sie sich bitte an Ihren Lieferanten-Ansprechpartner bei simple system oder an vendormanagement@simplesystem.com. Technische Dokumentation zum BMEcat-Standard bei simple system finden Sie unter:

simplesystem.com/de/hilfe/was-ist-ein-bmecat